Wann wird eine SharePoint-Bibliothek und wann eine SharePoint-Liste eher verwendet?

In SharePoint hängt die Wahl zwischen Bibliothek und Liste davon ab, welche Art von Informationen Sie verwalten möchten und wie die Interaktion damit aussieht. Hier ist eine klare Übersicht:

🔹 SharePoint-Dokumentbibliothek

Definition:
Eine Bibliothek ist ein spezieller Ort zur Speicherung von Dateien/Dokumenten.

Typische Nutzung:

• Dateien zentral ablegen, gemeinsam bearbeiten oder versionieren

• Projektpläne, Word-, Excel-, PDF-Dokumente, Präsentationen

• Mit Metadaten klassifizieren (z. B. Kategorie, Status, Abteilung)

• Workflows für Dokumentgenehmigungen oder Reviews automatisieren

Funktionen:

• Versionierung von Dokumenten

• Auschecken/Auschecken von Dateien

• Freigabe für interne/externe Nutzer

• Integration mit Teams (Dateien in Teams werden in SharePoint-Bibliotheken gespeichert)

Beispiel:
Projektteam legt alle Präsentationen, Berichte und Verträge in einer Bibliothek ab. Metadaten wie „Projektphase“ oder „Verantwortlicher“ helfen beim Filtern und Suchen.

🔹 SharePoint-Liste

Definition:
Eine Liste ist ein strukturierter Datenspeicher für Einträge ohne klassische Dateien, vergleichbar mit einer Tabelle oder Datenbank.

Typische Nutzung:

• Aufgabenlisten, Inventar, Kontakte, Tickets, Anfragen

• Informationen erfassen, kategorisieren und filtern

• Workflows oder Automatisierungen für Einträge nutzen (Power Automate)

Funktionen:

• Spalten definieren (Text, Datum, Person, Auswahl, Zahl)

• Ansichten erstellen (Tabellen-, Kalender-, Board-Ansichten)

• Benachrichtigungen bei Änderungen

• Formulare für Dateneingaben (Standard oder über Power Apps angepasst)

Beispiel:
Eine IT-Abteilung führt eine Asset-Liste, in der Server, Lizenzen und Hardware erfasst werden. Jede Zeile ist ein Eintrag mit spezifischen Attributen.

 

🔹 Vergleich & Faustregel

Faustregel:

• Dateien / Dokumente → Bibliothek

• Strukturierte Einträge / Daten ohne Datei → Liste