In SharePoint hängt die Wahl zwischen Bibliothek und Liste davon ab, welche Art von Informationen Sie verwalten möchten und wie die Interaktion damit aussieht. Hier ist eine klare Übersicht:

🔹 SharePoint-Dokumentbibliothek

Definition:
Eine Bibliothek ist ein spezieller Ort zur Speicherung von Dateien/Dokumenten.

Typische Nutzung:

• Dateien zentral ablegen, gemeinsam bearbeiten oder versionieren

• Projektpläne, Word-, Excel-, PDF-Dokumente, Präsentationen

• Mit Metadaten klassifizieren (z. B. Kategorie, Status, Abteilung)

• Workflows für Dokumentgenehmigungen oder Reviews automatisieren

Funktionen:

• Versionierung von Dokumenten

• Auschecken/Auschecken von Dateien

• Freigabe für interne/externe Nutzer

• Integration mit Teams (Dateien in Teams werden in SharePoint-Bibliotheken gespeichert)

Beispiel:
Projektteam legt alle Präsentationen, Berichte und Verträge in einer Bibliothek ab. Metadaten wie „Projektphase“ oder „Verantwortlicher“ helfen beim Filtern und Suchen.

🔹 SharePoint-Liste

Definition:
Eine Liste ist ein strukturierter Datenspeicher für Einträge ohne klassische Dateien, vergleichbar mit einer Tabelle oder Datenbank.

Typische Nutzung:

• Aufgabenlisten, Inventar, Kontakte, Tickets, Anfragen

• Informationen erfassen, kategorisieren und filtern

• Workflows oder Automatisierungen für Einträge nutzen (Power Automate)

Funktionen:

• Spalten definieren (Text, Datum, Person, Auswahl, Zahl)

• Ansichten erstellen (Tabellen-, Kalender-, Board-Ansichten)

• Benachrichtigungen bei Änderungen

• Formulare für Dateneingaben (Standard oder über Power Apps angepasst)

Beispiel:
Eine IT-Abteilung führt eine Asset-Liste, in der Server, Lizenzen und Hardware erfasst werden. Jede Zeile ist ein Eintrag mit spezifischen Attributen.

🔹 Vergleich & Faustregel

Faustregel:

• Dateien / Dokumente → Bibliothek

• Strukturierte Einträge / Daten ohne Datei → Liste